为了加强医院公文管理，严格公文制发程序，实现医院公文管理规范化，提高公文处理工作的效率和公文的质量，根据《国家行政机关公文处理办法》的要求，特作如下规定：

    一、根据公文的性质，确定发文形式

    (一)凡属全院性的，需长期执行的制度、规定、办法及上报文件，均以红头文件形式印发。

    (二)各职能科室的临时性通知、通报，经分管院长同意并签字后，以科室名义印发。

    二、常用公文种类

    (一)决议：用于会议讨论通过的重大决策事项。

    (二)决定：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    (三)命令(令)：用于公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

    (四)公报：用于公布重要决定或者重大事项。

    (五)公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

    (六)通告：用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(七)意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (八)通知：用于发布、传达要求下级机关执行和有关马位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

    (九)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神并告知重要情况。

    (十)报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、回套上级机关的询问。

    (十一)请示：用于向上级机关请求指示和批准。

    (十二)批复：用于答复下级机关请示事项。

    (十三)议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

    (十四)函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问署答复问题、请求批准和答复审批事项。

    (十五)纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。

    三、公文格式

    (一)发文单位：应写全称或规范性简称。

    (二)发文字号：包括机关简称、年份、字号：

    1．党委发文：岳县医党字( )号

    2．行政发文：岳县医院字( )号

    3．工会发文：岳县医工字( )号

    4．团委发文：岳县医团字( )号

    (三)公文标题：标明发文机关、发文事项、公文种类。

    (四)主送机关：位于标题之下，正文之前，顶格书写。

  (五)正文：公文的内容。

  (六)成文时间：以院领导签发的日期为准，加盖公章要“骑年盖月”。

    (七)抄送、抄报机关位于文件下端，制发机关之上。抄报上级  机关的标明“抄报”；抄送平行机关、下级机关标明“抄送”。

    (八)制发机关、印发时间、份数。

四、文件编码规则

1、医院文件编码规则:文件编码由英文字母与数字组成，分为4部分，均以“一”连接，分别代表:文件归类一文件分发-文件序号一版本号。例如XZGL -ZD-001-01, 代表:行政管理立件一制度-第  个文件-第一版。

2、科室文件编码规则：文件编码由英文字母与数字组成，分为4部分，均以“一”连接，分别代表:科室名称-文件分类~文件序号版本号。例如XNK -GZSC-001-01,代表:心内科-工作手册-第一册-第一版。

3、所有经过审批通过的文件，由文件编写部门按照文件编码规则进行编码登记。

 五、发文处理程序

    各部门制发公文，要严格按照公文制发程序进行。

    (一)拟稿：医院行文由职能科室草拟，要求条理清楚、文  字精练、书写工整、标点明确，结构层次数为“一”、“(一)”、“l”、“(1)”。文稿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写或打印件。

    (二)核稿：由分管院领导负责对文稿进行审核和修正，以加强对发文的管理和控制，提高发文质量。

    (三)审核：公文送院领导签发之前，应由办公室审核。凡不符合要求的文稿，办公室有权提出修改、补充意见，或退回拟稿科室。

    (四)签发：凡医院行政或党委红头文件，必须由院长或党委书记签发或授权有关的副职领导批阅并签字。文稿一经签发即成定稿。

    (五)缮印与校对：缮印要按公文格式进行，分清主次缓急，先印急件。打印出清样后交拟稿人或核稿人校对。

(六)发放与归档：公文打印完毕后，交有关科室发放，并认真做好登记。办公室要及时收集文笺、原稿与正式文件，按规定时间移交档案室存档。

                                          2019年3月28日